Como Acabar com a Procrastinação Agora: O Princípio de Pareto (80/20)


Uma das desculpas mais frequente, grande aliada da procrastinação, frase que se torna pensamento e crença e que nos falamos inúmeras vezes é a seguinte: "Não tenho tempo agora”. 

Procrastinar porque parece que temos muito a fazer é geralmente um sintoma de incapacidade de definir o que realmente é importante na nossa vida pessoal, familiar e profissional. 
A experiência da vida nos ensina que não é possível fazer tudo o que desejamos, portanto precisamos aprender a priorizar as coisas realmente importantes e deixar de lado o restante.
Aplicando o princípio de Pareto dos 80/20 eliminaremos o vício da procrastinação aprendendo a definir nossas prioridades. 

Sabe quem era Pareto?
Vilfredo Federico Damaso Pareto foi um engenheiro, economista e sociólogo italiano; talvez o melhor economista italiano de todos os tempos. Em 1897 estudando a distribuição das rendas e tentando definir modelos teóricos universais pela interpretação dos fenômenos da distribuição, observou que em uma determinada região somente poucas pessoas possuíam a maioria da riqueza (resumindo tinha poucos ricos).
Essa observação o trouxe a se perguntar porque existissem fenômenos de distribuição da riqueza tão polarizados e as consequentes observações foram a base da inspiração da “lei 80/20”.

A lei 80/20 é uma lei empírica, ou seja derivada da observação e mensuração dos fenômenos, conhecida no mundo como Princípio de Pareto que pode ser resumido na seguinte afirmação: “A maioria das consequências advém por um número reduzido das causas”.
Resulta claro que os valores 80% e 20% sendo obtidos através de uma avaliação empírica sejam somente indicativos mas fica interessante observar como, inúmeros fenômenos na realidade física e social, tenham uma distribuição estatística alinhada com esses valores.

O Princípio de Pareto tem numerosas correspondências na realidade todos os dias em vários setores da vida humana: 80% das riquezas do mundo se encontram nas mãos dos 20% da população mundial, nas empresas os 20% dos vendedores realiza 80% das vendas, no setor informático os 80% das operações dos usuários são executadas através dos 20% das funções disponíveis no aplicativo.

Acredito que você entendeu porque falamos do Princípio de Pareto. Identifique os 20% de atividades que sozinhas constituem os 80% da sua produtividade e coloque o foco nelas. As demais coisas deixem em um canto sem que tirem sua atenção e “roubem” seu tempo.

Você pode me dizer: “Palavras lindas mas de fato como posso utilizar este Princípio para evitar a procrastinação que está acabando comigo?”

Primariamente acredite que você pode e começando disso em 5 simples etapas irá acabar com seu este habito limitante.

1) Identifique as tarefas 80/20.
É fundamental identificar quais são as ações que têm o maior impacto sobre sua vida. Basicamente estás são os principais indicadores que permitem alcançar a qualidade de vida desejada, e claro lembre-se do trabalho porque, apesar de alguns dizer que o dinheiro não faz a felicidade com certeza ajuda bastante para garantir uma ótima qualidade de vida. 
Em outras palavras, você precisa encontrar as tarefas que geram 80% dos seus resultados e felicidade.

“Diego e se eu não conseguir identificar as tarefas de maior impacto? 
Fique calmo, pegue uma caneta e anote numa folha de papel e anote o que você costuma fazer diariamente. 
Logo depois evidencie as atividades que traem maior resultados nas várias áreas da sua vida; se for no trabalho pergunte para seu chefe ou colaborador o que é mais importante que você faça, na sua vida pessoal veja o que faz por habito e veja o que realmente traz benefício real. 
Considere tudo, o desde o tempo que passa com a família o contribuindo socialmente até os minutos ou horas dedicadas ao facebook e whatsapp. Determinar o valor de cada ação em relação aos seus objetivos irá ajudá-lo a tomar as decisões difíceis em relação ao seu tempo disponível.

2) Valorize o tempo: faça uma pergunta simples.
Todos temos 24 horas (1440 minutos, 86400 segundos) por dia, uma riqueza tão democrática que cada ser vivente do planeta possui desde o primeiro até o último dia da vida. 
Agora eu te pergunto quanto vale seu tempo? 
Por que você deve gastar o seu tempo fazendo algo que não é importante?

Quando aparecer um novo projeto ou tarefa potencial, pergunte-se:
"Este projeto irá melhorar ou prejudicar o 80% da minha produtividade?"
É extremamente comum que por medo dos outros ou por não querer desapontar chefes, amigos e vizinhos começamos a fazer coisas que não são importantes para nossa vida e tiram tempo do que “realmente conta” para nos. 

Aconteceu também com você?
Sim? Então existe uma solução extremamente simples, talvez você precise criar coragem inicialmente mas umas palavras magicas podem resolver esta questão: “Sinto muito, agora não posso!”

Você poderá me dizer: “Diego você está loco, meu chefe (esposo-a, amigo-a, etc.) vai me matar se falar que não posso...”

A escolha é sua, existe sempre a possibilidade de procrastinar ou no lugar disso explicar calmamente porque você não pode naquele momento executar uma determinada tarefa e, se for no trabalho explicar para o chefe que você já identificou as atividades fundamentais, nas quais agrega maior valor. 
Mostre-lhe que seu tempo será mais eficaz se você se concentrar nestas tarefas trazendo um maior aumento da produtividade e consequentemente um maior benefício para empresa.
Concordo que dizer “não” no trabalho é um grande desafio mas pode ter certeza que a maioria dos chefes são pessoas inteligentes e, quando você mostrar como fazer um trabalho de uma maneira melhor pode ajudar a empresa a obter melhores resultados, irá evidenciar sua competência e liderança.

3) Aprenda a eliminar ou delegar.
Quando se apresenta um novo projeto interessante e você cai na armadilha do “Não tenho tempo agora” precisa controlar tudo o que você faz com frequência porque talvez você está fazendo alguma coisa que te afasta das tarefas mais importantes. 
Quando está ocupado com uma atividade que não traz os resultados esperados ou um resultado mensurável, elimine-a ou delegue-a para outra pessoa que possa a desenvolver de forma eficaz. 

“Diego acredito que enlouquece: como posso fazer isso no trabalho onde é meu chefe que manda?”
Não fiquei loco, pode fazer isso também no trabalho, quando você souber explicar para seu chefe que está envolvido em atividades urgentes e importantes úteis para empresa; neste caso pedir que outras atividades sejam transferidas para outra pessoa mostrará o quanto você seja uma pessoa responsável e com visão empresarial.

4) Pare de acrescentar, substitua.
Quando decide de iniciar um novo projeto, resista a tentação de adicioná-lo à sua lista de coisas para fazer. Aumentar sua carga de tarefas irá gerar uma sensação de sobre carregamento que é uma das principais causas da procrastinação. 
Evite se sabotar, chegou a hora das escolhas: a solução mais simples é substituir um projeto que não está gerando resultados esperados por outro novo e mais desafiador. 
Mantenha claro qual é o valor do seu tempo, lembrando que esse recurso é limitado e, quando intuir que um novo projeto é importante o suficiente para ser desenvolvido, ele deve tomar o lugar de uma atividade que para você tem baixo valor. Assim fazendo você irá manter o foco em atividades importantes (80%), sem ficar gravado sob o peso de muitas tarefas demoradas e escassamente produtivas.

5) Saiba procrastinar. 
Nem sempre procrastinar é um “vício capital”, você pode utilizar a “procrastinação criativa” para executar projetos interessantes que apesar de não ser prioritários podem trazer bastante benefícios. 

Diego você me incentivou a evitar a procrastinação e agora me convida a fazer “procrastinação criativa”? 
Tem certeza do que está falando?
Claro que sim! Não estou te convidando, depois de tanto esforço para ser altamente eficaz e produtivo a voltar ao velho habito, simplesmente estou te convidando a não ser tão “radical” porque isso poderia te fazer perder excelentes oportunidades.

Quando você percebe que um projeto é interessante mas não é, atualmente, uma atividade fundamental (80%) você pode colocá-lo em “lista de espera”. Desse jeito você vai comunicar com seu cérebro que já existe um projeto interessante e que chegará a hora certa para encarar o novo desafio; simplesmente estará adiando estrategicamente esse projeto para tempos mais favoráveis.

O segredo para a eficácia da procrastinação criativa é criar o hábito de checar periodicamente a “lista de espera”. 
Diego a cada quanto tempo preciso controlar minha “lista de espera”?
Você decide isto, uma vez estabelecido as metas do novo projeto precisa simplesmente analisar e avaliar se existem as condições e o tempo real para começar, executar da melhor forma possível e acabar com sucesso o novo projeto. 

Formar o habito de praticar o princípio de Pareto leva algum tempo, inicialmente poderá ser desafiador abandonar projetos que você considerava importantes mas dia após dia sua intuição irá se afinando e você desenvolverá a capacidade de decidir rapidamente qual projeto é valioso e qual é um desperdício de seu tempo. 
Focando em atividades que proporcionam maior retorno de seu tempo investido você ganhará sua batalha contra a procrastinação, eliminará aquela sensação de estar sobrecarregado e sobretudo parará de se estressar por ter uma lista intermináveis de tarefas. Sua qualidade de vida será melhor, seu tempo livre será maior e seus resultados mais gratificantes.

®© Diego Trambaioli

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